«Диктуйте, я записываю…»

У вас бывают случаи, когда важный звонок застает вас не на рабочем месте? Записать информацию надо, но ручки и бумаги под рукой нет. Можно понадеяться на память, но запомнить адрес e-mail или подробности необычного заказа бывает очень сложно. А это может привести к проблемам при заключении важной сделки.

К счастью, есть надежный способ избежать таких проблем. С помощью Виртуальной АТС MANGO OFFICE вы сможете легко решить задачу сохранения важной информации, не прилагая никаких особых усилий.

Запись по требованию

Зачастую функцию записи Виртуальной АТС настраивают только на фиксацию обращений клиентов в отдел продаж и в отдел технической поддержки. Но важные звонки, требующие записи информации, могут случаться и при других обстоятельствах. Например, звонок менеджера клиенту, конференция с партнером, обсуждение деталей договора с подрядчиком и т.д. Как быть в таких ситуациях? Здесь поможет функция записи по требованию.

Каждый абонент Виртуальной АТС может включить запись своего разговора прямо во время звонка. Для этого нужно просто набрать на клавиатуре телефона в тоновом режиме команду «#5». Запись начнется сразу после набора команды и будет продолжаться до того момента, когда сотрудник положит трубку. Это очень удобно – ведь часто сохранять весь разговор с самого начала не нужно, а требуется записать только определенную его часть.

Команда «#5» будет работать не только при использовании IP-телефона, но и при приеме звонка, переадресованного на мобильный телефон сотрудника.

Примечание: чтобы сотрудник мог использовать команды Виртуальной АТС со своего мобильного телефона, этот телефон должен быть внесен в его карточку. О настройке карточки сотрудника вы можете прочитать в рецепте про 9 простых шагов настройки Личного кабинета.

Использовать тоновые команды с телефона, не принадлежащего абоненту Виртуальной АТС (в частности, при прямой переадресации звонка из голосового меню на внешний номер), невозможно.

Подключение

Чтобы использовать команду «#5» для записи разговора по требованию, в Личном кабинете должна быть подключена услуга «Запись разговоров». В тарифных планах «Свободный» и «Индивидуальный» безлимитная запись уже входит в пакет услуг. Если у вас «Начальный» или «Классический», убедитесь, что услуга активирована, или подключите один из ее вариантов.

При выборе повременной тарификации оплачиваются только записанные звонки. Не потребовалось ничего записывать — это не будет стоить ни копейки. Для массовой записи разговоров наиболее выгодно будет подключить опцию «Безлимитная запись разговоров».

Результат

Итак, теперь вы можете мгновенно начать запись нужной части беседы, не прерывая ее и не заставляя собеседника ждать. Вся важная информацию будет надежно сохранена, а прослушать ее вы сможете в Личном кабинете в любое удобное для вас время.

Мы и сами используем запись по требованию, причем не только в разговорах с клиентами, но и в телефонных конференциях с партнерами и коллегами. Все достигнутые договоренности четко проговариваются, а в протоколе встречи фиксируется только время от начала записи. За счет этого значительно сокращается время подготовки итогов встречи и повышается их точность.

Был ли рецепт полезен для вас? Выскажите ваше мнение в комментариях! А также напишите о том, что вы еще хотите узнать – и мы расскажем об этом в одном из следующих выпусков.