Корпоративный мессенджер: преимущества локального чата для компании

Эффективность бизнеса во многом зависит от качества и скорости коммуникации: внутри коллектива, с клиентами, поставщиками, партнерами. Самый удобный инструмент для этого — корпоративный мессенджер. Он поможет наладить работу при переходе на удаленный режим или в системе филиалов большой компании.

Что такое корпоративный мессенджер

Основные возможности корпоративного чата:

• переписка;

• обмен документами, изображениями, аудио-, видеофайлами;

• звонки по аудио-, видеосвязи, организация конференций;

• тематические чаты, к которым можно подключать только определенных сотрудников.

Мессенджер — удобное решение для компании, если:

• отделы расположены в разных зданиях, районах, городах;

• у вас много офисных и удаленных сотрудников, вы часто собираетесь на планерках;

• нужна немедленная реакция на запросы, например, оперативная отчетность.

Также чат нужен, если в течение рабочего дня происходит много согласований, есть большой поток заказчиков и важно контролировать ситуацию по каждому. История сообщений подскажет, в каком статусе находится общение, какие документы надо отправить или когда позвонить.

Плюсы корпоративных мессенджеров

Корпоративные мессенджеры созданы специально для бизнеса. У них больше функций в сравнении с массовыми приложениями и повышенный уровень безопасности передачи данных — обычно корпоративные мессенджеры работают под протоколом AES. Мессенджер можно настроить под потребности компании и контролировать его работу через отдел IT, а технические неполадки оперативно устранит производитель ПО.

Корпоративные мессенджеры помогают повысить продуктивность в команде. Пользователь может настроить оповещения, отмечать свое присутствие на рабочем месте и не отвлекаться на личные сообщения. К примеру, в безопасном мессенджере Mango Talker есть функция показа статусов коллег: вы устанавливаете статус «Не беспокоить» во время совещания, а другие сотрудники экономят время и не пытаются с вами связаться. Попробуйте приложение Mango Talker и оцените другие полезные опции — использование бесплатно для клиентов MANGO OFFICE.

Почему не стоит просто пользоваться обычными мессенджерами

Серверы, через которые проходят сообщения, принадлежат третьим лицам. Вы не контролируете безопасность передачи данных и доступ к ним посторонних людей. Программы на корпоративном сервере выигрывают, ведь правила в них устанавливает владелец компании.

Главные минусы публичных мессенджеров:

• низкая скорость передачи файлов, их сжатие, ограничение по размеру;

• отсутствие поиска в чатах или его неудобство;

• рассылки спама, невозможность отключить его;

• отвлечение на чаты с друзьями, подписки на каналы;

• плохая работа push-уведомлений на смартфонах и компьютерах;

• личные контакты вперемежку с рабочими, можно по ошибке отправить сообщение не туда.

Виды мессенджеров

Мессенджеры делятся на три категории: бесплатные, бессерверные и клиент-серверные. У них есть и преимущества, и недостатки, которые стоит учитывать при выборе.

Бесплатные

Преимущество бесплатных мессенджеров в скорости их работы и отсутствии затрат на внедрение ПО. Также они работают через облачные серверы разработчиков, которые гарантируют непрерывность связи. Но такие приложения, как Google Talk, Агент Mail.ru, ICQ уязвимы — у них невысокий уровень безопасности передачи данных.

Второй недостаток решения — для регистрации в системе часто используют личные телефоны, а это угроза конфиденциальности при увольнении сотрудников. В случае смены номера теряется история сообщений, а с ней адреса и телефоны клиентов, последние договоренности с ними, которых еще нет в CRM. Но главное — у компании нет возможности контролировать разговоры сотрудников, так как нет доступа к серверу.

Бессерверные

Это коммерческие продукты: Vypress Chat, Network Assistant, Tox. Все они отличаются замкнутой системой: пользователи видят только друг друга и не могут общаться с «внешним миром». Это инструмент для взаимодействия внутри коллектива — с его помощью не получится переписываться с заказчиками или поставщиками.

Бессерверные мессенджеры подходят для сетей до 30 рабочих мест. Они работают без доступа к интернету и сильно загружают сетевой трафик. Такой подход хорош, когда нужна система информирования без обратной связи. Для приватного диалога лучше установить коммутаторы — они помогут настроить отправку сообщений конкретным получателям.

Клиент-серверные

Более сложная ИТ-инфраструктура требует других решений, например, клиент-серверных. Их «центральная» программа устанавливается на удаленный или локальный сервер, а системы работают на платформе UNIX или Microsoft Windows. Сервер находится под контролем компании — вы сможете следить за безопасностью данных в сети. Сообщение дойдет до нужного адресата, даже если он не будет онлайн — информация останется на сервере. Поэтому для корпоративного использования больше всего подходит этот тип мессенджеров.

Клиент-серверные мессенджеры устанавливаются на те же серверы, что используются для учетных программ или IP-телефонии. Поэтому подключиться к серверу можно практически любым способом: по локальной сети, Wi-Fi, GPRS, 4G (LTE), VPN-каналу.

Как выбрать мессенджер

Есть продукты, популярные в определенной среде — например, Slack в IT-отрасли. Но мессенджер в любом случае нужно оценить с точки зрения удобства, функциональности. Иногда критичным становится возможность русификации интерфейса, его мобильная адаптация.

Перед выбором мессенджера составьте перечень необходимых функций. Мы подготовили примерный список критериев:

• работа в рамках локальной сети или с подключением через интернет;

• требуется ли анонимайзер или виртуальная частная сеть VPN;

• тип платформы, поддержка мультиплатформенности;

• наличие веб-версии для оперативного запуска в браузере;

• возможность интеграции с другими сервисами вроде CRM;

• поддержка обмена файлами, документацией.

В зависимости от направления бизнеса может понадобится шифрование данных. В этом отношении надежнее платные продукты, лицензионное соглашение которых предполагает сохранность информации и ответственность за разглашение коммерческой тайны.

Как внедрить корпоративный мессенджер

Внедрение проходит в несколько этапов. Первый заключается в подборе списка критериев. На втором этапе нужно установить мессенджер в тестовом режиме и подключить к нему группу сотрудников. Тестирование разных функциональных возможностей поможет выбрать подходящий вариант.

Как проходит внутренняя настройка программы:

1. Зарегистрируйтесь.

2. Подключите нужное количество пользователей: установите мессенджеры на все компьютеры и телефоны, чтобы использовать чаты не только в офисе.

3. Создайте для каждого пользователя учетную запись.

4. Подготовьте инструкции и обучите сотрудников.

5. Настройте чат-бот для приветствия и инструктажа новых пользователей (зависит от приложения).

6. Создайте общий чат компании и чаты для проектов и отделов.

7. Подключите сотрудников к чатам.

8. Интегрируйте мессенджер с другими платформами.

9. Настройте права доступа для каждого члена команды.

10. Оформите интерфейс в фирменном стиле бренда.

Заключение

Корпоративный мессенджер поможет вам не только наладить удобную коммуникацию в команде, но и оптимизирует рабочий процесс. Присмотритесь к платным программам, так как они гарантируют безопасность ваших данных. Выбирайте мессенджер, который можно настроить под потребности компании — не игнорируйте этап тестирования. У некоторых поставщиков для этого есть пробный период использования.