Защита клиентской базы в CRM MANGO OFFICE и передача клиентов при увольнении сотрудника

При увольнении менеджера по продажам есть риск, что вместе с ним «уйдет» и часть клиентской базы. Возможно – к конкуренту. Чтобы избежать этого, необходим инструмент для ведения клиентской базы с защитой от копирования. Такой инструмент предоставляет CRM MANGO OFFICE, в которую недавно была добавлена новая удобная система настройки прав доступа к данным. О том, как пользоваться этой системой и что она дает, мы сейчас и расскажем. И покажем, как просто передать клиентов увольняющегося менеджера другим сотрудникам.

Права пользователей в CRM MANGO OFFICE определяются с помощью ролей. В системе уже созданы три типовые роли с заданными правами: Администратор, Руководитель и Сотрудник.

Каждая роль задает набор прав, который можно назначить сотруднику буквально в два клика. Благодаря этому управлять уровнем доступа пользователей к данным в CRM MANGO OFFICE очень удобно.

Как настроить роли и запретить экспорт данных о клиентах

Изменить параметры существующих ролей, создать новые роли на их основе или добавить абсолютно новые роли можно в разделе Администрирование/Права доступа.

На скриншоте ниже – пример настройки новой роли «Ассистент менеджера». Устанавливая или убирая нужные флажки, а также выбирая из списков типы данных («Все», «Свои», «Своего подразделения», «Нет») можно определить доступ сотрудников с ролью «Ассистент менеджера» к просмотру, изменению и удалению данных в различных разделах CRM. Обратите внимание, что при необходимости вы можете запретить сотруднику не только изменение и удаление, но и просмотр данных о клиентах (в CRM они называются «Контрагенты»), добавленных в базу другими пользователями, что позволит дополнительно обезопасить клиентскую базу от утечки.

Для предотвращения копирования данных из CRM снимите флажок Разрешить экспорт данных из CRM в блоке Администрирование, как показано на скриншоте:

После этого вы сможете не беспокоиться о том, что при увольнении менеджер «захватит с собой» часть ваших клиентов.

Как назначить роли сотрудникам

Роли в CRM MANGO OFFICE связываются с должностями сотрудников. Сделать это можно в разделе Администрирование/Подразделения, в котором создаются отделы компании и относящиеся к ним должности:

При назначении сотруднику должности (это можно сделать в карточке пользователя в разделе Администрирование/Пользователи) ему автоматически будут предоставлены права доступа, определяемые ролью, связанной с этой должностью:

Кликнув название роли, вы перейдете к ее настройкам и сможете их изменить. Помните, что при изменении параметров роли изменятся права доступа не только выбранного сотрудника, но и всех остальных сотрудников, занимающих такую же должность.

Передача клиентов

При увольнении менеджера по продажам необходимо передать его клиентов другим сотрудникам. Для этого перейдите в раздел Контрагенты, откройте карточку того клиента, которого вы хотите передать, и измените ответственного, выбрав нового сотрудника из выпадающего списка (см. скриншот ниже). Вновь назначенному ответственному будет доступна вся история взаимоотношений с этим клиентом, связанные с ним текущие процессы и поставленные задачи. Это позволит вам обеспечить высокое качество обслуживания и укрепить репутацию клиентоориентированной компании.

Результат

Запретив менеджерам по продажам экспорт данных из CRM, вы обезопасите клиентскую базу компании от несанкционированного копирования при увольнении сотрудника. А передача клиентов другим менеджерам займет минимум времени.

Кроме того, вы можете дополнительно защитить базу, запретив менеджерам просмотр, изменение и удаление данных о клиентах, созданных в CRM другими менеджерами или сотрудниками других подразделений.

Был ли рецепт полезен для вас? Выскажите ваше мнение в комментариях! 

Напишите о том, что вы еще хотите узнать – и мы расскажем об этом 
в одном из следующих выпусков.